Créer et configurer un webinaire

Cette fonctionnalité est disponible avec un abonnement Vimeo Advanced, Premium ou Enterprise.

Avec Vimeo, vous pouvez utiliser nos outils de diffusion en direct, d'interaction avec le public, d'enregistrement des événements et d'analyse des spectateurs pour organiser des webinaires. Ce type d'événement comprend des e-mails de rappel et de suivi automatisés pour les participants à l'événement et la possibilité de synchroniser les informations relatives aux participants avec de nombreux outils marketing. Cet article vous guidera dans la création et la personnalisation d'un webinaire.

Veuillez noter que les utilisateurs Advanced et Premium sont limités à 100 inscrits et n'auront pas accès aux analyses spécifiques aux participants. Au-delà de 100 inscrits, il sera nécessaire d'avoir un compte Enterprise. Si vous êtes un utilisateur Enterprise et que vous ne voyez pas l'option permettant de créer des webinaires, ou si vous avez plus d'inscrits que votre compte ne le permet, veuillez contacter votre responsable de compte pour connaître les prochaines étapes. 

Les propriétaires et les administrateurs de comptes d'équipe peuvent créer des webinaires et lier des fournisseurs de messagerie. Les contributeurs d'équipe ne peuvent pas créer de webinaires mais peuvent gérer et produire un webinaire si celui-ci se trouve dans un dossier auquel ils ont accès.

Sommaire de l'article :

• Créer un webinaire
  
• Importer un fichier CSV des participants au webinaire
• Importer des participants depuis votre CRM ou MAP
• Déterminer le niveau de confidentialité de votre webinaire
• Configurer le formulaire d'inscription et y associer votre fournisseur d'e-mail
• Personnaliser l'apparence du player de webinaire

Créer un webinaire

Pour créer un webinaire :

1. Accédez à votre Bibliothèque et cliquez sur le menu déroulant Nouvelle vidéo, puis sélectionnez Créer un événement. Dans l'écran suivant, choisissez Webinaire et ensuite Suivant.
2. Votre webinaire sera créé et vous serez dirigé(e) vers la page de gestion du webinaire. Celle-ci comprend un player de prévisualisation, avec des champs prévus pour le titre, la description ainsi qu'un outil de programmation à gauche, et des paramètres supplémentaires à droite.
3. Cliquez dans le champ Événement sans titre pour donner un titre à votre webinaire. Cliquez sur l'onglet ou hors du champ pour enregistrer le titre.
4. Vous pouvez ensuite cliquer dans le champ Cliquer pour ajouter une description pour ajouter une description de votre webinaire (jusqu'à 500 caractères), comme un ordre du jour ou un bref récapitulatif du sujet.
5. Cliquez sur Programmation pour ouvrir l'outil de programmation, où vous pouvez choisir la date et l'heure de votre événement. Le fuseau horaire affiché correspond à votre fuseau horaire local.
6. Choisissez l'heure de fin du webinaire pour que l'événement se termine à l'heure sélectionnée.
   
   
7. Une fois le webinaire programmé, cliquez sur Save.
8. Dans le coin supérieur droit de la page, à côté de votre avatar, vous verrez trois éléments : vos paramètres de confidentialité (voir ci-dessous pour plus de détails), le bouton de lien et le menu d'intégration.
9. Cliquez sur le bouton de lien pour afficher l'URL de votre webinaire, que vous pouvez copier dans votre presse-papiers et coller où vous souhaitez, par exemple dans du contenu marketing et des campagnes d'e-mailing pour promouvoir le webinaire. Vous pouvez également l'utiliser pour avoir un aperçu de la page de renvoi de votre webinaire pour vos spectateurs.
10. Cliquez sur le menu Intégrer pour voir deux options :Événement intégré et Discussion intégrée. Cela vous permet d'intégrer respectivement le player de webinaire et la fenêtre de discussion du webinaire si vous préférez que vos spectateurs assistent à votre événement depuis votre site web. 

⚠️Note : Vimeo va auto-compléter tous les webinaires qui ne sont plus diffusés depuis plus de 6 heures. Cela signifie que lors de l'auto-complétion, vous obtiendrez des analyses au niveau du spectateur et des analyses de l'événement.

Une fois le webinaire en direct terminé, la page/le lecteur du webinaire est toujours disponible pour être regardé à la demande. Les téléspectateurs peuvent continuer à s'enregistrer (ce que vous pouvez faire) et à regarder les archives. Vous pouvez obtenir l'enregistrement via un formulaire de contact, mais ce formulaire ne contient pas d'analyses au niveau du spectateur.

Importer un fichier CSV des participants au webinaire

Vous pouvez importer un fichier CSV des personnes inscrites à votre webinaire en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez Participants dans le tableau de bord de droite.
   
   
2.  Cliquez sur Importer un fichier CSV dans le coin supérieur droit.
   
   
   
3. Ensuite, sélectionnez le fichier que vous souhaitez mettre en ligne.
   

   ⚠️Remarque : nous ne prenons en charge que les CSV contenant jusqu'à 1000 lignes. Si votre CSV est plus grand, vous devrez le diviser en plusieurs fichiers et les importer séparément.

4. Cochez la case au bas de l'écran pour confirmer que tous les contacts répertoriés se sont inscrits à votre événement ou s'attendent à recevoir des communications connexes, puis cliquez sur Suivant.
   
   
   
   
5. Sur l'écran suivant, faites correspondre les colonnes de votre CSV aux colonnes du tableau des participants de Vimeo en cliquant sur les menus déroulants situés sous l'en-tête de colonne du CSV et en sélectionnant la colonne correspondante. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Submit. 

Veuillez noter les points suivants concernant votre importation de fichier CSV : 

• Les e-mails qui sont importés ne seront pas nettoyés ou vérifiés et potentiellement mis dans un dossier spam. Les utilisateurs doivent donc s'assurer que les domaines d'e-mail tels que [e-mail] sont dépouillés avant d'être mis en ligne car Vimeo ne les nettoiera pas.
• L'inscription ne prend pas en charge les caractères non anglais pour le moment. Veuillez supprimer tous les caractères non anglais comme ñ ou ø avant l'importation.

⚠️Note : Paramètres UTM ou 'Paramètres du module de suivi Urchin' sont des identifiants qui permettent aux logiciels d'analyse de suivre les clics sur les URL. En suivant les clics, les spécialistes du marketing peuvent comprendre les performances de leurs campagnes de marketing et les adapter. Les paramètres UTM sont la norme industrielle pour le suivi des campagnes marketing.

Importer des participants depuis votre CRM ou MAP

Vous pouvez importer des contacts de votre CRM ou de votre liste MAP pour les inscrire comme participants à votre webinaire. Vimeo recevra les informations relatives aux personnes inscrites et renverra les données analytiques sur les spectateurs à la plateforme de CRM ou de marketing. 

1. Pour accéder à votre liste, sélectionnez d'abord Participants dans le tableau de bord de droite.
   
   
2. À partir de la page Participants, sélectionnez Importer une liste. Il vous sera demandé de vous connecter à votre fournisseur si vous ne l'avez pas encore fait.
   
   
3. Après avoir procédé à votre connexion et à la sélection de votre CRM ou MAP, vous pouvez choisir votre liste dans le menu déroulant.
   
   
4. Sélectionnez Suivant pour continuer, puis Terminé une fois la mise en ligne terminée. 
5. Votre liste s'affichera sur la page Participants.
   ⚠️Remarque : les informations en double dans votre liste remplaceront le tableau des participants Vimeo (par exemple, si l'un de vos participants est déjà inscrit). 
6. Pour supprimer une liste téléchargée, allez dans le menu à trois points (⋯) et choisissez Déconnecter la liste.
   
   
   💡 Astuce : Les personnes que vous inscrivez via la liste recevront automatiquement un courriel de confirmation d'inscription. 
   

Déterminer le niveau de confidentialité de votre webinaire

Par défaut, votre webinaire sera configuré avec le paramètre de confidentialité Privé. Cela vous permet de configurer tous les paramètres de votre événement avant de le rendre visible aux autres.

1. Cliquez sur l'option Confidentialité sur le côté droit pour ouvrir le tableau de bord des paramètres de confidentialité.

Les webinaires disposent actuellement de trois options de confidentialité : Privé, Public et Mot de passe. Privé est la meilleure solution si vous souhaitez que le webinaire ne soit visible que par les membres de votre équipe sur votre compte Vimeo. Toutefois, si vous cherchez à attirer l'attention sur votre produit et à générer des contacts, vous devez définir votre webinaire sur Public (lorsque vous êtes prêt à partager votre événement). Tandis que Mot de passe permettra aux personnes disposant d'un mot de passe d'accéder à vos webinaires.

⚠️ Remarque : Nous prévoyons d'ajouter plus d'options de contrôle de la confidentialité et de l'audience dans une prochaine version. 

3. Sélectionnez le paramètre de confidentialité de votre choix, et il sera enregistré automatiquement. Cliquez sur X en haut à droite pour fermer le tableau de bord.

Configurer le formulaire d'inscription et relier votre plateforme marketing

Vous pouvez personnaliser le formulaire d'inscription à votre webinaire et lier votre fournisseur de marketing par courriel pour rester en contact avec les participants à votre webinaire.

Sur la page de gestion du webinaire, cliquez sur le bouton Inscription à droite du player de prévisualisation. 

En haut du panneau, vous trouverez Fournisseurs d'e-mails , où vous pouvez connecter Vimeo à votre outil de CRM et synchroniser les données entrées dans le formulaire d'inscription de votre événement avec votre outil de marketing par e-mail existant. Si vous utilisez Mailchimp, Hubspot, ou Marketo, nous transmettrons également les mesures d'engagement de vos inscrits à ce fournisseur de CRM une fois votre événement terminé.

Les comptes Premium et Enterprise disposent actuellement d'une intégration à Mailchimp, HubSpot, Constant Contact, Campaign Monitor et Keap.

En outre, les utilisateurs d'Enterprise peuvent s'intégrer à Marketo.

Vous trouverez ci-dessous les autres éléments de configuration du formulaire de contact, en commençant par les champs de ce dernier. Le champ de l'adresse e-mail sera toujours obligatoire. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 champs personnalisés, tels que le prénom et le nom, et les rendre obligatoires en sélectionnant le menu (⋯) correspondant et en activant le bouton de basculement Rendre obligatoire.

Les champs de saisie de texte permettent à vos inscrits d'inclure des réponses d'une longueur maximale de 50 caractères par champ. 

Si vous souhaitez que vos inscrits choisissent dans une liste ou répondent à une question, sélectionnez Menu déroulant pour ajouter des options qu'ils pourront sélectionner. 

Vous pouvez organiser l'ordre des champs de votre formulaire en faisant glisser et en déposant le côté gauche de chaque champ. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 champs personnalisés, et vos participants peuvent saisir des réponses d'une longueur maximale de 50 caractères par champ.

Si vous êtes connecté à un outil de marketing pris en charge, les informations contenues dans les champs d'enregistrement seront transmises à la ou aux listes sélectionnées dans le compte de votre outil de marketing.

Sous les champs du formulaire de contact et les options du menu déroulant, vous pouvez fournir un lien vers la politique de confidentialité de votre organisation à laquelle les spectateurs peuvent accéder directement à partir du player d'aperçu, sous le formulaire de contact.

Sous la politique de confidentialité, vous trouverez le champ Message, qui est un texte personnalisable que vous pouvez faire apparaître sur l'aperçu du player au-dessus du formulaire (par ex. : « Inscrivez-vous pour regarder en direct »). Ce message peut comporter jusqu'à 100 caractères.

Enfin, si vous souhaitez afficher votre logo personnalisé sur le formulaire de contact, cliquez sur Afficher le logo personnalisé et sélectionnez ou téléchargez votre logo. Il apparaîtra centré sur le player de prévisualisation, au-dessus de la date prévue.

⚠️ Remarque : En remplissant le formulaire d'inscription, vos spectateurs devront également accepter la politique de confidentialité de Vimeo.

Lorsque vous avez terminé la configuration de vos paramètres d'enregistrement, cliquez sur la coche dans le coin supérieur droit pour sauvegarder vos paramètres.

Personnaliser l'apparence du player de webinaire

Les webinaires utilisent le player personnalisable de Vimeo que vous pouvez configurer à partir de la page de gestion du webinaire.

A droite du player de prévisualisation, cliquez sur Apparence pour accéder au mode de personnalisation.

Ce mode est presque identique à la personnalisation du player pour toutes vos vidéos sur Vimeo. Lorsque vous accédez à ce mode pour la première fois, vous verrez quelques boutons de basculement pour les éléments de la partie inférieure du lecteur, notamment :

• Barre de lecture : affiche ou masque l'intégralité de la barre de lecture en bas du player. Si vous désactivez cette option, les contrôles du volume et le logo Vimeo seront également masqués.
• Volume : contrôles audio pour votre spectateur. Si vous désactivez cette option, vos spectateurs ne pourront pas régler le volume du player (mais ils pourront toujours contrôler le volume de leur système).
• Plein écran : si cette option est activée, les spectateurs pourront la sélectionner et regarder en mode plein écran.
• Afficher le logo Vimeo : affiche le logo Vimeo dans le coin inférieur droit du player. En désactivant cette option vous masquerez le logo. Notez que le logo contient également un lien vers la page du webinaire sur Vimeo.
• Logo personnalisé : En activant cette option, vous pourrez afficher séparément un logo personnalisé. Une fois cette option activée, cliquez sur l'espace vide qui apparaît dans le coin inférieur droit pour choisir ou télécharger un logo à afficher dans le player. Nous vous recommandons d'utiliser des fichiers PNG 200 × 200 transparents pour un résultat optimal.
  

Au-dessus du player, vous pouvez cliquer sur Vignette pour mettre en ligne une vignette qui sera affichée sur le player lorsque vous n'êtes pas en direct, par exemple un tableau avec les noms et les photos des intervenants ou un programme de l'événement.

3. À côté de la vignette se trouve un point bleu. Cliquez dessus pour ouvrir un sélecteur de couleur. Cette couleur sera la couleur d'accentuation sur le player de votre webinaire, comme la barre de lecture et les commandes de volume.

4. Choisissez votre couleur ou entrez le code HEX, puis cliquez hors du sélecteur de couleurs pour l'appliquer. 

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour enregistrer les paramètres d'apparence de votre webinaire.