Pour accéder à l'outil de conservation des données, les propriétaires et les administrateurs d'un compte Enterprise doivent se rendre sur l'onglet « Paramètres » de la page de gestion de l'équipe.
Dans cet article, nous allons aborder les points suivants :
- Accès à l'outil de conservation des données
- Création d'une politique de conservation des données
- Application d'une politique aux dossiers et aux groupes
- Vérification du récapitulatif de la politique
- Modifier une politique de conservation des données
- Chevauchement des politiques de conservation des données
- Remarques sur l'application d'une politique
- Récupération d'une vidéo
Accès à l'outil de conservation des données
Sur la page de la politique de conservation des données, vous pouvez voir une liste de toutes les politiques de conservation qui ont été créées dans le compte. Les informations suivantes sont incluses dans cette liste :
- La durée de la politique de conservation (jours, mois, années)
- La date à laquelle la politique a été créée
- Le statut (si la politique est activée ou désactivée). Ici, vous pouvez activer ou désactiver cette option.
- La politique par défaut est spécifiée (Remarque : vous ne pouvez définir qu'une seule politique par défaut).
Cliquez sur Détails pour voir le titre, la description et les dossiers/groupes auxquels la politique a été appliquée. Vous pouvez maintenant créer une nouvelle politique ou modifier une politique existante.
Création d'une politique de conservation des données
- Cliquez sur Create policy pour ouvrir l'assistant de conservation des données.
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Saisissez les détails de votre police. Il s'agit du nom de la politique, de sa description (facultative) et de sa durée (mois, jours ou années).
Astuce: La durée est le nombre de jours, de mois ou d'années après le téléchargement de la vidéo sur Vimeo au cours desquels vous souhaitez qu'elle soit supprimée. - Vous pouvez également spécifier si la politique est appliquée par défaut à l'échelle du compte. Si l'option par défaut est sélectionnée, la politique sera appliquée à tout le contenu importé dans le compte, sauf si elle est remplacée par une autre politique de conservation des données appliquée à un certain dossier ou groupe.
- Cliquez sur Next.
⚠️Note : Si vous créez une politique par défaut, le contenu existant et le nouveau contenu seront tous deux affectés (c'est-à-dire les vidéos datant de plus de X années seront automatiquement supprimées). Si vous souhaitez conserver des contenus plus anciens, vous pouvez définir des règles différentes pour les dossiers et/ou les groupes auxquels ils appartiennent.
Application d'une politique aux dossiers et aux groupes
- Si la politique n'est pas une politique par défaut, vous accéderez à une page où vous pourrez sélectionner les dossiers d'équipe et les groupes d'utilisateurs auxquels la politique s'appliquera.
⚠️Note : Vous ne pouvez sélectionner que des dossiers parents de premier niveau. La politique sera appliquée à toutes les vidéos et à tous les sous-dossiers contenus dans ce dossier parent.
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Si vous sélectionnez un groupe, la politique s'appliquera à tous les dossiers Private To Me des membres de l'équipe de ce groupe.
- Il s'agit des groupes SSO qui peuvent être synchronisés avec Vimeo via SAML ou SCIM. Vous pouvez lire cet article pour plus d'informations sur les groupes.
- Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes régis par différentes politiques de conservation, la politique de conservation dont la durée est plus longue prévaudra et sera appliquée au dossier « Moi uniquement » de cet utilisateur.
- Vous ne pourrez pas sélectionner des dossiers ou des groupes auxquels des politiques de conservation des données sont déjà appliquées.
Si la politique est la politique par défaut, vous pouvez ignorer la sélection des dossiers et des groupes et passer au récapitulatif.
Vérification du récapitulatif de la politique
- Assurez-vous que votre politique a la bonne durée et qu'elle est appliquée aux bons dossiers et groupes.
- N'hésitez pas à revenir en arrière pour modifier la politique ou les emplacements.
- Cliquez sur Finir & enregistrer pour activer votre politique et être redirigé vers la page de conservation des données.
Modifier une politique de conservation des données
- Sur la page de conservation des données, cliquez sur Modifier à côté d'une politique que vous souhaitez modifier.
- Naviguez dans l'assistant pour modifier le titre, la description, la durée ou le lieu de la politique.
- Examinez le résumé de votre nouvelle police et cliquez sur Finir & enregistrer pour mettre à jour votre police.
- Après l'enregistrement, de nouveaux calendriers de conservation seront calculés pour les dossiers et groupes auxquels cette politique s'applique.
Chevauchement des politiques de conservation des données
Il peut y avoir plusieurs cas où les politiques de conservation des données se chevauchent. Voici comment les gérer :
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Si vous disposez d'une politique de conservation des données par défaut, toute politique supplémentaire que vous avez appliquée aux dossiers ou aux groupes remplacera la politique par défaut (quelle que soit la durée).
- Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes avec des politiques de conservation différentes, la politique avec la période de conservation la plus longue prévaudra. Par conséquent, les vidéos seront supprimées selon le calendrier de la politique de conservation avec la durée la plus longue appliquée au groupe dont l'utilisateur fait partie.
Remarques sur l'application d'une politique
- Les règles de conservation peuvent être appliquées aux dossiers ou aux dossiers Private to me des groupes. Par conséquent, l'affectation d'une politique à un groupe ne signifie pas que tous les téléchargements effectués par les utilisateurs de ce groupe seront soumis à cette politique. Elle ne s'appliquera qu'aux vidéos contenues dans les dossiers Private to me de ces utilisateurs.
- Lors de la configuration d'une politique, vous ne pouvez sélectionner que les dossiers parents de niveau supérieur. La politique de conservation sera appliquée à tous les sous-dossiers du dossier parent.
Récupération d'une vidéo et Historique de visionnage
- Vous pouvez consulter l'historique de vos vidéos qui ont été supprimées par vos politiques de conservation des données.
- Les vidéos qui ont été supprimées au cours des 30 derniers jours peuvent être récupérées dans un nouveau dossier Recovered .
Note : Les idéos vqui ont été supprimés il y a plus de 30 jours seront définitivement supprimés.